Neden kontrol etmek isteriz? Kontrol ihtiyacimiz neden dogar? Bunu en basit sekilde “kaybetme korkusu” ile aciklayabiliriz. Kurumlar veya kisiler elde ettikleri basariyi kaybetme endisesi ve varligini surekli kilabilme gudusuyle cesitli kontrol mekanizmalari kurarlar. Bu kontrol mekanizmalarini is akisini saglayan sureclerin uzerine yerlestirirler ki surecler dogru islesin, isler aksamasin.
Bu makalede dikkat cekmek istedigim temel nokta kontrolun dozunun ne olmasi gerektigi konusu. Yetersiz bir kontrol ortami sureclerin yanlis islemesine, hatta islememesine sebep olurken asiriya kacmis bir kontrol ortami neredeyse gunluk is akisinin durmasina sebep olabilir.
Calistiginiz kurumda etkili bir kontrol ortaminin varligindan soz edebilmek icin asagidakilerden en az birkacinin var olmasi gerekir:
- En tepedeki calisandan baslayarak herkesin kontrol ortaminin varligindan haberdar olmasi,
- Etkili bir Risk Yonetimi mekanizmasinin olmasi,
- Surecler icine yerlestirilmis temel kontrol noktalarinin var olmasi ve isliyor olmasi,
- Guclu bir bilgi ve iletisim aginin var olmasi,
- Sureclerin duzenli olarak izlenmesi ve gerekli iyilestirilmelerin yapilmasi,
- Gunluk is akisini kesintiye ugratmayan, pratik cozumler sunmasi,
- Kurumsallasmayi tetiklemesi,
- Yapilan islere ve verilen kararlara saydamlik getirmesi,
"Kontrol etmek" ozu itibariyle olumsuz bir aktivite degil, ancak kontrolun dozunu kacirmak ise kontrol hastasi calisanlar, yoneticiler ve organizasyonlar yaratacaktir. Ornegin bir Finans Muduru’nu ele alalim. Finans Muduru sorumluluklari geregi birden fazla isle ugrasmak zorundadir. Dolayisiyla ekibinde calisan bir muhasebe elemaninin olusturdugu her muhasebe kaydini takip edip onaylamasi muhasebe kayitlarinin yuzde yuz dogrulugunu temin edebilir, ancak daha onemli diger onceliklerine ayirmasi gereken zamandan da fazlasiyla calar. Muhasebe kayitlarinin dogrulugunu temin etmek icin yapilmasi gereken herseyi tek tek kontrol etmek yerine isinin ehli ve yeterli teknik donanima sahip bir muhasebe elemaniyla ise baslamaktir. Ayrica muhasebe kayitlarindaki hatalari zamaninda tespit etmek icin de hesap mutabakat sistemleri olusturulmalidir.
Makalenin bu kismina kadar anlatilanlardan yola cikarak diyebiliriz ki herhangi bir calisan (veya siz kendiniz!) asagidaki durumlari sergiliyorsa, bu kisinin (veya sizin) kontrol hastasi olma ihtimali yuksektir:
- Islerini cok az delege eder veya hic delege etmez,
- Herseyin kendi yontemiyle yapilmasinda israr eder, degisik goruslere tamamen kapalidir,
- Isle ilgili herhangi bir tartismada gorus alisverisinden cok surekli kendi fikrini empoze etmeye calisir,
- Aslariyla ve usleriyle surekli bir catisma halindedir,
- Kucuk detaylarda inanilmaz zaman kaybeder,
- Yapilan her hatadan kendilerini sorumlu tutar ve sonuc olarak mukemmeliyetcilik sendromuna kapilir.
Bu tip calisanlarin sayisi ne kadar fazlaysa organizasyonun da o kadar “kontrol hastasi” oldugunu soylemek yanlis olmayacaktir.
Sonuc olarak sunu soyleyebilirim: Etkili calisan bir ic kontrol mekanizmasi basarisini daimi kilmak isteyen her organizasyon icin olmazsa olmaz araclardan biridir. Ancak kontrolun dozunun kacirilmasi tamamen ters bir etki yaratir ve hantal ve is goremeyen organizasyonlar yaratir. Dogru kontrol ortamini kurmanin yollarini da gelecek makalede inceleyecegiz.
“Kontrol ustasi” organizasyonlarda calismaniz dilegiyle …
Nil Akan
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder