Projeler Nasıl Başarıyla Sonuçlandırılır?

Bugün biraz iş konuşmak istiyorum. Kuru bir yazı olacağını sanmayın. Başarılı projelere imza atmanın yollarından bahsedeceğim.

İşim gereği proje bazlı çalışıyorum. Kurumlar aşağıdaki koşullar oluştuğunda gündelik yaptıkları aktiviteler dışında bir de projeler oluşturuyorlar. Projelerin amacı genelde değişime öncülük etmek ve değişimi hayata geçirmek oluyor. Kurumlar:

-          Büyüyüp genişlemek istediklerinde, veya

-          İşler kontrolden çıkıp başları derde girdiğinde

Projelere başvururlar. Her iki durumda da köklü bir değişime gereksinim vardır. Büyümek isteyen kurum üzerinde var olan elbisesiyle büyümek isterse elbise yırtılır, sökülür. Dolayısıyla küçük gelen elbiseyi değiştirmekle işe başlamalıdır. Keza kontrolden çıkmış bir kurum üzerindeki elbiseyi bir türlü günün şartlarına uyduramaz, üzerindeki eski elbiseyle yenilik ve değişimle başa çıkamaz. Bu durumda da yine yeni bir elbiseye ihtiyaç vardır. Hızla gelişen günümüzün rekabetçi dünyasında ise elbiseyi değiştirmek ve yenilemek için ne fazla vakit ne de fazla nakit vardır. Arkadan bir tabur asker kovalıyormuşçasına en az kaynakla en hızlı şekilde yeni bir elbise dikmeli veya almalıdır.

Bugüne kadar birçok projede çalıştım. Başlangıçta işi öğrenme aşamasında doğal olarak ekibin bir üyesi olarak çalıştım. Daha sonra değişik ekiplerin başında birçok proje yönettim. Şahit olduğum bazı projeler vardı ki fikir aşamasında oldukca umut vaat ediciydiler. Ancak projeyi hayata geçirme aşamasında başarısızlıkla sonuçlandılar. Projelerin başarısızlıkla sonuçlanmasının onlarca sebebi olabilir. Ancak benim bu yazıda özellikle altını çizmek istediğim bir sebep var ki insanların pek önem vermediği ancak hata yapıldığında proje sürecini çok sancılı hale çeviren bir sebep: Yönetim beceriksizliği.

Bana göre bir projenin başarılı bir şekilde sonuçlanması için projeyi bir tenis maçı gibi görmek gerekiyor. Nasıl ki teniste topun sana gelmesini istersin ama top sana geldiği anda şık bir hamleyle anında karşıya göndermek istersin, proje yönetiminde de topun geldiği taraf hemen gerekli çalışmayı yapıp sonucu karşı taraftaki çalışma arkadaşına paslamalı ki proje devam etsin. Proje çalışmalarında gördüğüm en büyük hatalar şunlar:

-          Proje dahilindeki ekipler top kendilerine geldiğinde elini kaldırıp topa vurma zahmetinde bile bulunmuyor ve top yerde kalıyor. Böylece maç başlamadan bitiyor. Bu durumun değişik sebepleri olabilir. Yönetim projeye gerekli önemi vermediği için proje ekibi de gerekli önemi vermemektedir. Veya proje ekibi projenin ehemmiyetini anlayacak bilgi birikimine ve deneyime sahip değildir.

-          Veya proje dahilindeki ekipler topu hep kendi sahalarında tutmak istiyor ve başkalarının topa girmesine asla ve asla izin vermiyorlar. Bu durumda da proje tek yönlü ve kısır bir proje olarak doğuyor ve maçın tadı tuzu tamamen kaçıyor. Yani proje sen-ben kavgasına dönüyor, ana hedef unutuluyor.

Her iki durumda da proje yöneticisinin yapması gereken en önemli şey maçın devamını sağlamak. Yani topu eline geçiren takımın hemen gerekli çalışmayı yapmasını sağlayarak topu seri bir şekilde yandaki takıma geçirmesini sağlamak. Ayrıca projenin sponsorluğunu üstlenen yöneticilerin de proje ekibine doğru mesajı vermesi ve projenin önemini ilk elden anlatması projeye gerekli dikkatin verilmesini sağlayacaktır.

Herkese başarılı projelerle dolu bir iş yaşamı diliyorum.